Mit Whistleblowern kommunizieren? Einfach und sicher mit dem Hinweisgebersystem.

Sanktionsfrei das Hinweisgeberschutzgesetz (HinSchG) umsetzen.

Sicher für Ihr Unternehmen

Die webbasierte Hinweisgeberplattform sorgt für eine geschützte und gesetzeskonforme Kommunikation mit Whistleblowern, die unternehmerische Defizite melden möchten.

Sicher für Whistleblower

Mitarbeitende, die Missstände aufdecken möchten, dürfen nicht sanktioniert werden. Die Hinweisgeberplattform gewährleistet höchsten Schutz und Vertraulichkeit und hält alle Auflagen des HinSchG ein. 

Effizient und zeitsparend

Mit unserem Expertenteam als Ihre Ombudstelle erhalten Sie einen reibungslosen und schnellen Ablauf, von der Einrichtung der Internen Meldestelle, über eine Plausibilitätsprüfung gemäß HinSchG bis hin zur Dokumentation aller Meldungen. 

Umgesetzt
von Expert:innen

Wir gestalten seit über 35 Jahren die Informationssicherheit und den Datenschutz in Unternehmen. Unserem Team aus Informationssicherheits-, Datenschutz- und IT-Expert:innen können Sie vertrauen.

Das Hinweisgeberschutzgesetz - Für wen wird was, wann Pflicht?

HinSchG: Wen betrifft es?

Unternehmen ab 250 Mitarbeitende und Kommunen ab 10.000 Einwohner:innen sowie Behörden wurden bereits im Juli 2023 in die Pflicht einer Internen Meldestelle genommen. Unternehmen und Organisationen zwischen 50 und 249 Mitarbeitenden hatten eine Schonfrist bis zum 17. Dezember 2023. Ab jetzt müssen also auch sie laut Hinweisgeberschutzgesetz (HinSchG) durch die Einrichtung einer Interne Meldestelle hinweisgebenden Personen die Möglichkeit geben, Defizite und Missstände im Unternehmen schnell, unkompliziert und vertraulich zu melden - auf Wunsch auch anonym. 

Wir haben die Hinweisgeberplattform und übernehmen auch den Rest für Sie:

Wir sind Ihre Ombudstelle in Ihrem Hinweisgebersystem

Das Hinweisgeberschutzgesetz ist für viele Unternehmen herausfordernd und komplex. Aber die Einrichtung einer Internen Meldestelle ist ab jetzt Pflicht oder wird es für Unternehmen zwischen 50 und 249 Mitarbeitenden ab Dezember 2023 sein. Allerdings ist es mit der Einrichtung der Internen Meldestelle nicht getan: Sie benötigen juristische Fachexpertise zur gesetzeskonformen Bearbeitung der Meldungen, personelle Ressourcen und haben Verwaltungsaufwand, um alle eingehenden Hinweise gesetzeskonform zu bearbeiten.

Ressourcenschonend und gesetzeskonform umgesetzt: Das Hinweisgebersystem

Unsere Leistung als Ombudstelle


1. Professionelle technische Einrichtung

Wir richten Ihre Interne Meldestelle ein und passen es an Ihr Corporate Design an. Außerdem erhalten Sie von uns eine individuelle Domain und Informationsmaterial für Ihre Mitarbeitenden zum Umgang mit der webbasierten Plattform, inklusive Aufklärung über den gesetzeskonformen Meldeweg gemäß HinSchG. Darüber hinaus richten wir eine Telefon-Hotline ein, über die Hinweisgebende auch telefonisch anonym Hinweise melden können.

2. Informationsmaterial für alle Mitarbeitenden

Damit Ihre Mitarbeitenden wissen, wie sie die Hinweisgeberplattform finden und wie sie einen Hinweis melden, erhalten Sie von uns Informationsmaterial, in dem alle Fragen beantwortet werden.

3. Annahme aller Hinweise (auch telefonisch) unter Einhaltung aller Melde- und Löschfristen

Wir nehmen alle eingehenden Hinweise entgegen und verwalten sie in Ihrer Internen Meldestelle. Außerdem kümmern wir uns um die gesetzlichen Meldefristen. 

4. Plausibilitätsprüfung: Ist der Hinweis gemäß HinSchG?

Nicht alle Hinweise sind direkt unternehmerische Verstöße, die eine Bearbeitung laut HinSchG erfordern. Wir prüfen, ob die eingegangene Meldung in den sachlichen Anwendungsbereich des Hinweisgeberschutzgesetzes fällt. Ist der Hinweis zutreffend, kümmern wir uns um weitere Informationen und kommunizieren mit dem Hinweisgebenden. 

5. Kontinuierlicher Kontakt zu den Hinweisgebenden

Während der Meldungsprüfung halten wir den Kontakt zu der hinweisgebenden Person aufrecht und stehen bei anfallenden Fragen der hinweisgebenden Person zur Verfügung. Hierbei haben wir alle gesetzlichen Meldefristen (z.B. Eingangsbestätigung nach 7 Tagen, Statusmeldung nach 12 Wochen) im Blick. 

6. Dokumentation und jährlicher Management-Bericht

Wir dokumentieren alle eingegangenen Hinweise inklusive aller Bearbeitungsschritte und fassen die eingegangenen Hinweise in einem jährlichen Management-Bericht für Sie zusammen. 

So sicher wie möglich, so flexibel wie nötig.

Die Hinweisgeberplattform - Ihre Interne Meldestelle

Selbst wenn das Erwerben und Einrichten eines Hinweisgeber-Tools simpel ist, können die Ansprüche bei der Umsetzung komplex werden. E-Mail oder Brief? Das sind keine geeigneten Kanäle für Hinweisgebende. Mit unserer webbasierten Hinweisgeberplattform erhalten Sie alle nötigen Voraussetzungen, damit die Meldungen von Whistleblowern und die Kommunikation mit ihnen so sicher und effizient wie möglich wird - für alle Beteiligten. 

Datenschutz und Compliance

Alle Daten werden auf einem ISO 27001 zertifizierten Server in Deutschland gehostet.

Berechtigungsstruktur

Verschiedene Berechtigungen (z.B. Analyst Admin, Admin, Task Manager etc.) sorgen für eine effiziente Bearbeitung.

Live-Chat-Funktion

Aufwand und Zeit sparen: Mitarbeitende können vorab in einem Chat anonym Fragen stellen, wenn Sie nicht direkt einen Hinweis melden möchten.

Verschlüsselte 
Kommunikation

Eine unmanipulierbare Informationskette (durch Blockchain-Technologie) garantiert die Anonymität der Whistleblower.

Zweisprachige Verfügbarkeit (DE/EN)

In deutscher und englischer Sprache verfügbar. Weitere Sprachen können optional hinzugefügt werden.

Garantiertes Einhalten von Fristen

Erinnerungsfunktion zur Einhaltung aller gesetzlich vorgeschriebenen Fristen (z.B. der Melde- oder Löschfrist).

Preise


Small
Mitarbeiter-Lizenz





60€ mtl. pro Lizenz

(jährlich abgerechnet)



  • ISO 27001 zertifizierte SaaS 
  • Konform mit DSGVO und EU Whistleblowing-Gesetz 
  • Management-Dashboard und Statistiken
  • Entfernen von Metadaten aus Dateianhängen
  • Verschlüsselte Kommunikation
  • Berechtigungsstruktur  
  • Grundlegendes Fall- und Risikomanagement
  • 2 Sprachen inklusive (weitere Sprachen optionale hinzubuchbar)
  • Live-Chat (optional)

Premium
(Ombudstelle)

Interne Meldestelle und Bearbeitung aller eingehenden Meldungen

1.576€ einmalig +
131 € mtl.
(jährlich abgerechnet)

  • Professionelle technische Einrichtung der Internen Meldestelle, inkl. Subdomain, Anpassung an das Corporate Design, Einrichtung Telefon-Hotline, Bereitstellung von Informationsmaterial für Mitarbeitende
  • Annahme aller eingehenden Hinweise (auch telefonisch)
  • Kommunikation mit Hinweisgebenden
  • Plausibilitätsprüfung der Hinweise
  • Interne Kommunikation zur Beseitung des gemeldeten Missstandes
  • Einhaltung aller Melde- und Löschfristen gemäß HinSchG
  • Bereitstellung eines jährlichen Management-Berichts mit allen eingegangen Meldungen


Medium

Einrichtung, Workshop und Mitarbeiter-Lizenz

1.576€ einmalig +

50 € mtl.

(jährlich abgerechnet)

  • Professionelle technische Einrichtung der Internen Meldestelle
  • Bereitstellung einer eigenen, individuellen Subdomain
  • Anpassung an Ihr Corporate Design
  • Bereitstellung von Informationsmaterial für Mitarbeitende (Klare Erklärungen zur Nutzung der Internen Meldestelle, Definition von Meldungen und Aufzeigen der verfügbaren Meldewege)

Workshop für Mitarbeitende mit Lizenz:

  • Workshop zur effizienten Nutzung der Software zur Bearbeitung von Meldungen.
  • Vermittlung von Kenntnissen über alle Funktionen und Möglichkeiten der Software.

Möchten Sie uns und unsere Hinweisgeberplattform live erleben?

DATATREE AG - Wir schützen Werte.

Security-Engineers seit über 35 Jahren

Die DATATREE AG ist ein Team aus Medizininformatiker:innen, Fachinformatiker:innen, Jurist:innen, Unternehmensberater:innen, Datenschutzbeauftragten und Informationssicherheitsbeauftragten. 

Wir schützen die Werte von Mitarbeitenden in Unternehmen und Organisationen. Das Hinweisgeberschutzgesetz ist neu, aber wir sammeln seit über drei Jahrzehnten Erfahrungen darin, gesetzeskonform Informationssicherheit, IT-Sicherheit und Datenschutz zu etablieren.

Mühelos das Hinweisgeberschutzgesetz umsetzen

Unser Whitepaper

Was will das Hinweisgeberschutzgesetz? Für wen wurde es erstellt und warum? Wie sensibel sind Sanktionen, wenn Auflagen nicht erfüllt werden und warum ist die Einrichtung einer Internen Meldestelle mit einem Hinweisgebersystem ein Vorteil für Unternehmen und Behörden? Was ist das Hinweisgebersystem und warum ist es ein Vorteil, eine Ombudstelle mit einzubeziehen?

Alle Antworten hierauf und Informationen über unser Hinweisgebersystem erhalten Sie in unserem Whitepaper. Verständlich, ansprechend und kostenfrei.

FAQ

Welche Unternehmen sind verpflichtet, das Hinweisgeberschutzgesetz (HinSchG) umzusetzen?

Alle privaten und öffentlichen Unternehmen mit mehr als 250 Beschäftigten sind dazu verpflichtet, das HinSchG umzusetzen. Ebenfalls sind Unternehmen mit 50 bis 249 Mitarbeitenden seit dem 17. Dezember 2023 dazu angehalten, das HinSchG umzusetzen und eine Interne Meldestelle einzurichten.

Ausgenommen von der Anzahl der Mitarbeitenden sind u.a.:

- Wertpapierdienstleistungsunternehmen

- Datenbereitstellungsdienste

- Börsenträger

- Kapitalverwaltungsgesellschaften

- Versicherungsunternehmen

- Institute im Sinne des § 1, Abs 1b des KWG

- Institute im Sinne des § 2, Abs 1 des WpIG

Wer wird nach dem HinSchG geschützt?

Alle Arbeitnehmerinnen sowie alle Externe (Bewerber:innen, Dienstleister:innen, Geschäftspartner:innen, Praktikanten:innen, Gesellschafter:innen), die eine Meldung über einen Verstoß an die interne oder externe Meldestelle senden. Auch das Melden eines begründeten Verdachts ist schützenswert. Der Begriff "Arbeitnehmer:innen" umfasst leitender Angestellte, Auszubildende, überlassene Leiharbeitnehmer, arbeitnehmerähnliche Personen, die ähnlich wie Arbeitnehmende behandelt werden sowie auch Personen in leitenden Positionen. Das HinSchG schützt Beamt:innen, jedoch nicht, wenn sie Verschlusssachen veröffentlichen. 

Wie hoch sind die Sanktionen, wenn das HinSchG nicht eingehalten wird?

Sanktioniert werden Unternehmen mit mehr als 250 Mitarbeitenden ab dem 1. Dezember 2023.  

Wird versucht, eine Meldung zu verhindern oder werden dem Hinweisgebenden unerlaubte Strafen verhängt, oder wird absichtlich oder leichtsinnig das Vertraulichkeitsgebot missachtet, kann das mit Geldstrafen geahndet werden. Die höchste Strafe beträgt dabei 50.000 Euro, wenn es vorsätzlich war, und 10.000 Euro, wenn es nur fahrlässig passiert ist.

Unternehmen, die keine interne Meldestelle einrichten oder betreiben, können eine Geldstrafe von bis zu 20.000 Euro bekommen.

Die Bußgelder können gem. § 30 Absatz 2 Satz 3 des Gesetzes über Ordnungswidrigkeiten in bestimmten Fällen auch verzehnfacht werden. Das Bundesamt für Justiz (BfJ) ist für die Prüfung und Verhängung der Sanktionen zuständig. 

Welche Voraussetzungen muss die Interne Meldestelle erfüllen?

Die interne Meldestelle sollte von einer begrenzten Anzahl von Personen besetzt werden, die über den entsprechenden Hintergrund verfügt, Meldungen über Gesetzesverstöße aufzuklären.

Unternehmen mit bis zu 249 Mitarbeitenden können eine gemeinsame Stelle einrichten und betreiben. Jedoch bleibt die Einhaltung der gesetzlichen Vorschriften, die Aufklärungspflicht und die Ergreifung von korrektiven Maßnahmen die Pflicht des Managements des jeweiligen Unternehmens.

In der Praxis ist eine gemeinsame Meldestelle unter Schwestergesellschaften denkbar. Die Verantwortlichkeiten sind entsprechend vertraglich zu vereinbaren und durch das Management zu kontrollieren. 

Was ist ein Hinweisgebersystem?

Ein Hinweisgebersystem ist eine spezielle Art von Kommunikationsplattform, die es Mitarbeitenden, Kund:innen, Lieferant:innen oder anderen zur Organisation zugehörigen Beteiligten ermöglicht, vertraulich und anonym potenzielle Fehlverhalten, Missstände oder rechtswidrige Handlungen innerhalb einer Organisation zu melden. Das Hinweisgebersystem dient dazu, interne Missstände aufzudecken und eine vertrauensvolle Möglichkeit zu bieten, unethische oder illegale Praktiken zu melden, ohne dass die Identität des Hinweisgebers preisgegeben wird. Mit dem Hinweisgeberschutzgesetz (HinSchG) sind Organisation dazu angehalten, eine Interne Meldestelle einzurichten, wenn sie eine Beschäftigungsgröße von über 250 Mitarbeitenden aufweisen. Organisationen zwischen 50 und 249 Mitarbeitenden sind ab dem 17. Dezember zu einer Internen Meldestelle verpflichtet. 

Welche Vorteile hat ein Hinweisgebersystem?

Die Einrichtung eines Hinweisgebersystems kann dazu beitragen, mögliche Missstände frühzeitig zu erkennen und zu beheben, was langfristig das Vertrauen in die Organisation stärkt und negative Auswirkungen auf das Unternehmen oder die Institution verhindert: Können Mitarbeitende über eine Interne Meldestelle Missstände melden, ist die Wahrscheinlichkeit geringer, dass die Meldung an die Öffentlichkeit gelangt, sodass Unternehmen besser vor Reputationsverlusten geschützt sind. 

Welche Vorteile hat eine Ombudstelle?

Die Umsetzung des Hinweisgeberschutzgesetzes (HinSchG) erfordert juristisches Know-how. Weiterhin benötigen Unternehmen und Organisationen personelle Ressourcen, um die Interne Meldestelle (die Hinweisgeberplattform) einzurichten, die Meldungen zu bearbeiten und entsprechende Maßnahmen zur Beseitigung des Missstandes einzuleiten. Die Ombudstelle übernimmt all diese Posten für Sie. 

Das Expert:innen-Team der DATATREE AG stellen darüber hinaus einen unabhängigen und vertraulichen Kanal für Hinweisgebende dar. Sie sorgen damit für eine offene und transparente Unternehmenskultur, die Integrität, Ethik und Stabilität präsentiert. Unser erfahrenes Team aus IT- und Informationssicherheitsexpert:innen sowie Datenschutzbeauftragten und Jurist:innen garantiert die gesetzeskonforme Bearbeitung von Meldungen und schützt Sie vor Sanktionen durch den Gesetzgeber. 

Mit wem kann ich in Kontakt treten, wenn ich Fragen habe?

Buchen Sie gerne jederzeit unverbindlich und kostenfrei einen Termin mit uns, um alle anfallenden Fragen und Anliegen zu klären. Gerne zeigen wir Ihnen auch unserer Hinweisgebersystem in einem Demo-Termin. Buchen Sie hier Ihren Termin.