Mit Whistleblowern kommunizieren? Einfach und sicher mit dem Hinweisgebersystem.

Alle privaten und öffentlichen Unternehmen mit mehr als 250 Beschäftigten sind dazu verpflichtet, das HinSchG umzusetzen. Ebenfalls sind Unternehmen mit 50 bis 249 Mitarbeitenden seit dem 17. Dezember 2023 dazu angehalten, das HinSchG umzusetzen und eine Interne Meldestelle einzurichten.

Ausgenommen von der Anzahl der Mitarbeitenden sind u.a.:

- Wertpapierdienstleistungsunternehmen

- Datenbereitstellungsdienste

- Börsenträger

- Kapitalverwaltungsgesellschaften

- Versicherungsunternehmen

- Institute im Sinne des § 1, Abs 1b des KWG

- Institute im Sinne des § 2, Abs 1 des WpIG

Alle Arbeitnehmerinnen sowie alle Externe (Bewerber:innen, Dienstleister:innen, Geschäftspartner:innen, Praktikanten:innen, Gesellschafter:innen), die eine Meldung über einen Verstoß an die interne oder externe Meldestelle senden. Auch das Melden eines begründeten Verdachts ist schützenswert. Der Begriff "Arbeitnehmer:innen" umfasst leitender Angestellte, Auszubildende, überlassene Leiharbeitnehmer, arbeitnehmerähnliche Personen, die ähnlich wie Arbeitnehmende behandelt werden sowie auch Personen in leitenden Positionen. Das HinSchG schützt Beamt:innen, jedoch nicht, wenn sie Verschlusssachen veröffentlichen. 

Sanktioniert werden Unternehmen mit mehr als 250 Mitarbeitenden ab dem 1. Dezember 2023.  

Wird versucht, eine Meldung zu verhindern oder werden dem Hinweisgebenden unerlaubte Strafen verhängt, oder wird absichtlich oder leichtsinnig das Vertraulichkeitsgebot missachtet, kann das mit Geldstrafen geahndet werden. Die höchste Strafe beträgt dabei 50.000 Euro, wenn es vorsätzlich war, und 10.000 Euro, wenn es nur fahrlässig passiert ist.

Unternehmen, die keine interne Meldestelle einrichten oder betreiben, können eine Geldstrafe von bis zu 20.000 Euro bekommen.

Die Bußgelder können gem. § 30 Absatz 2 Satz 3 des Gesetzes über Ordnungswidrigkeiten in bestimmten Fällen auch verzehnfacht werden. Das Bundesamt für Justiz (BfJ) ist für die Prüfung und Verhängung der Sanktionen zuständig. 

Die interne Meldestelle sollte von einer begrenzten Anzahl von Personen besetzt werden, die über den entsprechenden Hintergrund verfügt, Meldungen über Gesetzesverstöße aufzuklären.

Unternehmen mit bis zu 249 Mitarbeitenden können eine gemeinsame Stelle einrichten und betreiben. Jedoch bleibt die Einhaltung der gesetzlichen Vorschriften, die Aufklärungspflicht und die Ergreifung von korrektiven Maßnahmen die Pflicht des Managements des jeweiligen Unternehmens.

In der Praxis ist eine gemeinsame Meldestelle unter Schwestergesellschaften denkbar. Die Verantwortlichkeiten sind entsprechend vertraglich zu vereinbaren und durch das Management zu kontrollieren. 

Ein Hinweisgebersystem ist eine spezielle Art von Kommunikationsplattform, die es Mitarbeitenden, Kund:innen, Lieferant:innen oder anderen zur Organisation zugehörigen Beteiligten ermöglicht, vertraulich und anonym potenzielle Fehlverhalten, Missstände oder rechtswidrige Handlungen innerhalb einer Organisation zu melden. Das Hinweisgebersystem dient dazu, interne Missstände aufzudecken und eine vertrauensvolle Möglichkeit zu bieten, unethische oder illegale Praktiken zu melden, ohne dass die Identität des Hinweisgebers preisgegeben wird. Mit dem Hinweisgeberschutzgesetz (HinSchG) sind Organisation dazu angehalten, eine Interne Meldestelle einzurichten, wenn sie eine Beschäftigungsgröße von über 250 Mitarbeitenden aufweisen. Organisationen zwischen 50 und 249 Mitarbeitenden sind ab dem 17. Dezember zu einer Internen Meldestelle verpflichtet. 

Die Einrichtung eines Hinweisgebersystems kann dazu beitragen, mögliche Missstände frühzeitig zu erkennen und zu beheben, was langfristig das Vertrauen in die Organisation stärkt und negative Auswirkungen auf das Unternehmen oder die Institution verhindert: Können Mitarbeitende über eine Interne Meldestelle Missstände melden, ist die Wahrscheinlichkeit geringer, dass die Meldung an die Öffentlichkeit gelangt, sodass Unternehmen besser vor Reputationsverlusten geschützt sind. 

Die Umsetzung des Hinweisgeberschutzgesetzes (HinSchG) erfordert juristisches Know-how. Weiterhin benötigen Unternehmen und Organisationen personelle Ressourcen, um die Interne Meldestelle (die Hinweisgeberplattform) einzurichten, die Meldungen zu bearbeiten und entsprechende Maßnahmen zur Beseitigung des Missstandes einzuleiten. Die Ombudstelle übernimmt all diese Posten für Sie. 

Das Expert:innen-Team der DATATREE AG stellen darüber hinaus einen unabhängigen und vertraulichen Kanal für Hinweisgebende dar. Sie sorgen damit für eine offene und transparente Unternehmenskultur, die Integrität, Ethik und Stabilität präsentiert. Unser erfahrenes Team aus IT- und Informationssicherheitsexpert:innen sowie Datenschutzbeauftragten und Jurist:innen garantiert die gesetzeskonforme Bearbeitung von Meldungen und schützt Sie vor Sanktionen durch den Gesetzgeber. 

Buchen Sie gerne jederzeit unverbindlich und kostenfrei einen Termin mit uns, um alle anfallenden Fragen und Anliegen zu klären. Gerne zeigen wir Ihnen auch unserer Hinweisgebersystem in einem Demo-Termin. Buchen Sie hier Ihren Termin.